El Centre de Recursos per a l'Aprenentatge i la Investigació, seguint la política de donatius de particulars o institucionals, determina uns procediments establerts d'acord amb la gestió de la pròpia col·lecció, amb els criteris marcats per la UB, i prioritzant el caràcter universitari de la donació.
Les donacions han de ser acceptades pel Rector. Malgrat això, si un donatiu de material bibliogràfic es redueix a pocs exemplars, es pot acceptar sense la signatura del Rector, però és imprescindible un document signat pel donant on quedi clara la seva voluntat expressa de fer la donació a la UB. (autorització)
Així mateix el/la cap de la biblioteca lliurarà al donant un document d'acceptació de la donació.
Els criteris que se segueixen són aquests:
- El donant ha de redactar un document on expliciti el contingut de la donació, per tal de que el/la cap de la biblioteca pugui valorar l'interès que el donatiu té per a la seva col·lecció.
- El/la cap de la biblioteca ha de fer un informe favorable o desfavorable que presentarà a la direcció del CRAI.
- S'hauran de sotmetre a l'aprovació de la direcció del CRAI els casos en què el donant exigeixi unes condicions especials d'ús o d'emmagatzematge. Aquesta direcció decidirà, en última instància, sobre la conveniència o no d'acceptar la donació.
- I, en cas d'acceptar-se la donació, es redactarà un document signat pel Rector i per la persona o entitat que fa la donació.
- Tot el material acceptat en donació passa a ser propietat de la Universitat, la qual el gestionarà d'acord amb les necessitats del servei, departament o unitat al qual vagin destinats.
- En el cas de les biblioteques, aquestes podran distribuir, organitzar, mantenir i utilitzar el fons com considerin oportú. Els fons integrats a la col·lecció podran ser utilitzats amb les mateixes condicions que la resta.
- La biblioteca no assumeix el compromís de mantenir les donacions de forma unitària o en un espai especial; ara bé sí que estarà obligada a establir els procediments adients per tal que quedi constància de l'origen d'aquests fons, i de que se'n pugui fer una consulta informàtica individualitzada en el marc del catàleg bibliogràfic de la biblioteca.
S'ha de tenir present que els donatius de material bibliogràfic provinents d'altres serveis o departaments de la UB, no es consideren una donació perquè han estat finançats amb diners de la pròpia Universitat. Malgrat això, sempre es pot afegir al document rebut una etiqueta identificativa.