Una base de dades bibliogràfica funciona de manera similar a un enginy de cerca però en lloc de contenir informació sobre llocs web conté i proporciona informació majoritàriament sobre articles de revistes.

Les bases de dades han estat creades per companyies comercials  on els documentalistes analitzen i seleccionen d'entre milers de revistes generals i acadèmiques, els articles més importants.

Per cada article seleccionat, el documentalista introdueix la informació bàsica com ara el nom de l'autor, el títol de l'article, el títol de la revista, el volum i número de pàgina, el resum.

Aquestes bases de dades les compren les biblioteques universitàries perquè els estudiants i professors puguin esbrinar quins articles han estat publicats sobre un tema en particular. Actualment moltes d'elles també donen accés al document em text complet. 

Nota: Un error habitual de concepció és confondre les bases de dades bibliogràfiques amb els cercadors. Donat que les bases de dades estan disponibles en línia, es pot pensar que els articles que es troben són en realitat només pàgines web. No obstant, quan fas una cerca a una base de dades,  busques dins d'una col·lecció d'informació pre-seleccionada i controlada d'articles de revista de qualitat. Això no és el mateix que fer una cerca amb cercadors com ara Yahoo o Google que retornaran pàgines web que podria haver creat qualsevol.